¿Migrar de plataforma de
rastreo GPS?
¿Cómo abordar esto?

Por Fernando Perez Maier CRO & Co-Founder de RedGPS

Hace muchos años, antes de fundar RedGPS, trabajé en una empresa argentina que era partner de Microsoft en ese entonces. Mi puesto era el de Consultor de Infraestructura. El área se dedicaba a realizar implementaciones y/o migraciones de productos de Microsoft en ambientes corporativos.

En la mayoría de los casos, los clientes eran empresas reconocidas y de mucho prestigio como petroleras, empresas de telecomunicaciones, químicas, etc. Por lo tanto, los proyectos también solían ser importantes. Recuerdo con mucha alegría esa época debido a que aprendí mucho e hice muchos amigos, ya que pasaba meses en las oficinas de los clientes.

En muchas ocasiones, nos tocaba hacer implementaciones nuevas, pero a mi me fascinaba el desafío de hacer migraciones. En algunos casos el objetivo era migrar de Windows 2000 a Windows XP todos los puestos de trabajo de una empresa, o migrar el servidor de correos de una corporación o soluciones de management y monitoreo de servidores.

En todo proyecto de migración, hay tres momentos clave:

• El primer momento se daba siempre en una sala de reuniones donde la mesa parecía que no tenía fin de lo larga que era. Tenía que defender el plan de migración frente a los pesos pesados de IT de la empresa. Mi tarea era demostrar que no había cabos sueltos que pudieran generar pérdidas económicas para la empresa y la tarea de ellos era encontrarle fallas a mi plan. Las reuniones terminaban siendo una especie de ping pong hasta resolver la última duda.  

• El segundo momento pasaba frente a un servidor o estación de trabajo, o a veces dentro de un data center. En este momento se hacía el switch o el comienzo de la migración. 

• El tercer momento era analizar y comprobar el éxito del proceso o bien, lidiar con los imprevistos y decidir si seguir adelante o hacer un rollback hasta solucionar cada problema.

En esta parte, la planificación, experiencia y el diseño del plan se ponían en juego frente a los ojos de las partes interesadas. 

En esos años, todos los proyectos en los que participé tuvieron éxito. No tuvimos ningún problema de magnitud severa para la empresa y las razones fueron las siguientes:

1. Experiencia y Capacitación: Representábamos a Microsoft y este gigante del software se aseguraba de que el personal a cargo fuera el indicado, estuviera al día con las certificaciones y demás.
   
   
2. Plan de contingencia: En el diseño del proyecto siempre teníamos un Plan B para todas las casuísticas esperables y un Plan C para las no esperables.
   
   
3. Gestión del Cambio: La clave para garantizar la adopción y el éxito del nuevo proyecto es la gestión del cambio. El cambio puede ser un proceso doloroso que puede tener un impacto de gran alcance en una organización y las personas que trabajan para ella. Por esta razón, se trabaja para demostrar el alcance del cambio para los operadores, administradores de IT de la empresa, así como para los usuarios finales: los oficinistas que son la masa crítica. Se debe mantener un alto nivel de comunicación con los líderes de cada área; en ocasiones había que capacitar de formas diferentes a distintas áreas. En resumen, manejar las expectativas de cada interesado es de gran importancia.

Lo valioso de esta historia es que las migraciones no siempre salían como estaban planeadas al inicio, a veces surgían problemas esperables o sorpresas con las que había que lidiar. La clave era que teníamos un plan de contingencia con rollbacks y walkarounds para cada uno de los imprevistos que pudieran suceder. Recalco que estábamos muy capacitados y certificados en todas estas tecnologías desde un inicio. 

Entonces, para responder la pregunta inicial: sé que haciendo una correcta planificación es posible hacer una migración de plataforma en una empresa de rastreo GPS como en cualquier otro negocio, sin que sea muy estresante para alguna de las partes. 

Con el paso de los años, nuestro equipo técnico se ha perfeccionado en ejecutar estos procesos de on boarding para lograr la mejor experiencia de los clientes que realizan migraciones hacia nuestra plataforma. 

¿Cómo migrar de plataforma de rastreo GPS? 

Migrar de plataforma es un reto y un riesgo para cualquier empresa de rastreo GPS, es un proceso por el que muchos empresarios ya han pasado, y algunos lo han tenido que hacer varias veces debido a los años que llevan trabajando en la industria. En RedGPS, hace más de 10 años que participamos en migraciones de nuevos clientes y al día de hoy seguimos mejorando el proceso. Sin embargo, esto no quiere decir que recomiendo migrar siempre; en este artículo mi objetivo es ayudarte a definir cuándo avanzar con una migración, evaluar el costo que puede significarle a tu empresa y guiarte en el proceso.

El siguiente índice te ayudará a identificar lo que debes tener en cuenta:

1. ¿Por qué pensar en una migración?
2. ¿Cuándo migrar y cuándo no?
3. ¿Cómo presentarla a mi cliente?
4. Plan de Acción y piloto productivo

1. ¿Por qué migrar de plataforma de rastreo GPS?

El mundo avanza, las tecnologías evolucionan y las flotas solicitan servicios diferentes o mejores y esta es la causa principal de las migraciones: seguir siendo competitivo y entregar valor a quienes contratan tus servicios.

Antes, las empresas de rastreo GPS estaban enfocadas en temas de seguridad, como por ejemplo, instalar un botón de pánico. Ahora, además de seguir haciendo eso, tienen que colaborar con las flotas en la transformación digital de los negocios y el mundo del IoT para entregar información procesada y KPI’s sobre la productividad de las flotas.

2. ¿Cuándo migrar y cuándo no?

Si eres líder de una empresa de rastreo GPS y estás leyendo esto, imagino que tendrás la duda sobre si una migración es lo que tu negocio necesita para crecer. Iré al grano y enumeraré las tres causas por las que recomiendo migrar:

• Plataforma anticuada: Tu plataforma actual quedó anticuada; existen muchas plataformas que han quedado obsoletas o descontinuadas. Recibes reclamos de tus clientes, te comentan que han encontrado mejores soluciones y que debes hacer un cambio. 
  
  
• Problemas de estabilidad: La plataforma que utilizas actualmente sufre caídas frecuentes o interrupciones de servicio y eso afecta a tus clientes y a tu negocio, sin importar si la plataforma está en tu datacenter, en la nube, híbrida o con un proveedor tercerizado. Si se cae la plataforma, busca un proveedor que te asegure por contrato un acuerdo de nivel de servicio (SLA por sus siglas en inglés) que sea superior al 99% (o dicho en otras palabras, que garantice que el servicio va a estar disponible más del 99% del tiempo).
  
  
• Posventa: Si tu departamento técnico tiene un problema y necesita consultar con el soporte técnico de la plataforma, pero éste no está a la altura técnica o no da respuesta en tiempos aceptables, es una clara señal de que un cambio es necesario.

En mi opinión, estos tres puntos no deberían ser negociables de ninguna manera; son cimientos que deben estar en cualquier negocio de rastreo GPS para poder crecer. 

Por otro lado, existen escenarios donde quizás no se amerita una migración completa, sino contratar una plataforma secundaria para complementar el negocio que tienes actualmente:

• Servicios profesionales: La plataforma que utilizas actualmente no tiene flexibilidad para ajustarse a las necesidades puntuales de tus clientes. Pongamos como ejemplo que tienes que responder a una licitación y no tienes apoyo suficiente para contestar los pliegos o dimensionar tiempos y costos asociados para cumplir con la misma.
  
  
• Experiencia del usuario: La plataforma que utilizas actualmente no es intuitiva, ágil ni genera una buena experiencia de usuario.
  
  
• Soluciones de nicho: La plataforma que utilizas actualmente no tiene soluciones más allá del rastreo básico y necesitas dar soluciones de nicho más robustas que tu proveedor se niega a desarrollar.
  
  
• Costo: Tienes una plataforma muy buena pero necesitas dar un servicio de menor costo, lo que no es viable con tu plataforma actual.

3. ¿Cómo presentarla a tu cliente?

Este punto suele ser el más preocupante para el empresario de rastreo GPS. A lo largo de estos años me ha tocado responder preguntas de este tipo: ¿Cómo le explico a mi cliente que voy a cambiar el software de un día para otro? ¿Por qué motivo? ¿Cómo tomará esta noticia? ¿Puedo perder al cliente por este cambio? ¿Cómo impactará este proyecto en mi equipo de trabajo? ¿Cuánto dejaré de crecer mientras tanto? ¿Qué costos voy a tener que afrontar?  Y varias más.

En fin, las preguntas son muchas y muy válidas. El punto clave que te ayudará a tomar la decisión es tener bien definida la misión de tu empresa y dónde quieres ver a tu negocio en unos cinco o diez años. Con base en esa pregunta, es necesario cuestionarse si el cambio de plataforma está alineado a tu objetivo. Este primer punto te ayudará a decidir si esta acción estratégica va a contribuir a tu negocio. 

Luego, para hablar con el cliente debemos tener bien claro el motivo de la migración, hay que comunicar los beneficios a mediano y largo plazo, y cómo va a ser el proceso de migración, capacitación y el plan de contingencia. En otras palabras, demuéstrale a tu cliente por qué el cambio es para mejor y que los riesgos están previstos y acotados.  Evolucionar en nuestra industria es necesario y tú lo sabes, si un cliente no desea hacerlo puedes comenzar migrando a los demás; cuando el cliente que duda vea el nuevo software en acción, va a comprender la razón del cambio.

Muchas veces se debe esperar que finalicen contratos o licitaciones en empresas grandes para convencer a los socios y/o inversores para hacer el cambio. Por eso, en este artículo explico cómo hacerlo sin riesgos y con un plan flexible para avanzar a paso firme. En el plan de acción que sigue a continuación termino de aclarar ciertas dudas.

Y respecto a costos, se da por sentado que tendrás que asumir un costo. Pero ATENCIÓN: es muy seguro que pueda haber consecuencias si no migras. Ambas decisiones tendrán un costo y cada escenario es diferente. Debes considerar que tendrás que asignar tu tiempo y tu equipo al proceso de migración relacionado a capacitación interna sobre el uso del nuevo software, capacitación de clientes, desarrollos nuevos a realizar o migrar desarrollos existentes, stock de rastreadores GPS por cualquier imprevisto, etc. 

4. Plan de Acción

Enumeraré un serie de preguntas para que vayas respondiendo y armando tu plan de acción:

1.  ¿Qué sería lo mejor para mi negocio?
2.  ¿Qué objetivos tengo en mente?
3.  ¿Qué debo mejorar?
4.  ¿Cuáles son mis debilidades?

Y con base a lo explicado previamente, voy a ayudarles a responder otra gran duda: ¿mi empresa necesita migrar? ¿Necesito contratar una plataforma complementaria o sigo invirtiendo en lo que tengo actualmente para mejorarlo?

En caso de contratar una plataforma paralela, te aconsejo leer el ebook acerca de cómo elegir una plataforma de rastreo GPS. Puedes encontrarlo en este enlace. Te será de mucha ayuda para encontrar tu próxima plataforma.

En caso de que decidas mejorar lo que tienes actualmente, sea un desarrollo propio o estés considerando invertir en tu proveedor actual, realiza primero un buen análisis de quién es tu proveedor, confirma que te brinde un respaldo correcto y que la misión de ese proveedor esté alineada a tu visión de la industria y de tu negocio. 

Por último, en caso que hayas sacado la conclusión de que una migración es lo que necesitas, de aquí en adelante comenzaré a enumerar el proceso, recomendaciones y todo lo que nuestro equipo ejecuta normalmente.

a. Plan de Migración

Una migración bien hecha exige no poner en riesgo la salud del negocio jamás, por lo tanto debe estar bien diseñada, probada y ejecutada. No es una tarea difícil, sólo hace falta un buen checklist donde no nos olvidemos de nada y que todas las partes involucradas estén alineadas a los objetivos de la migración.

Primero recomiendo ejecutar la etapa de análisis de viabilidad y factibilidad:

1. Definir a qué plataforma vas a migrar.
2. Verificar si la plataforma soporta los dispositivos GPS que tienes actualmente.
3. Conocer al equipo técnico del proveedor de plataforma.
4. Probar cada uno de los modelos de equipos y los sensores que tengan enlazados. 
5. Evaluación interna de la plataforma.
6. Evaluación por parte de los clientes más importantes.

Una vez que se obtiene el visto bueno de todas las partes, nos enfocamos en cuestiones técnicas para dimensionar la migración.

b. Relevamiento

1. Número de activos a migrar
2. Listado de clientes
3. Usuarios, grupos, permisos, alertas, notificaciones
4. Marcas y modelos de dispositivos
5. Conectividad
6. Datos
7. Lugares, geocercas, rutas, íconos, reportes, vistas, mantenimientos
8. Desarrollos a medida
9. Web services, repetidores
10. Gateway SMS
11. Apps móviles

Si se realiza un correcto relevamiento, es posible que comiencen a aparecer casuísticas que se habían olvidado o no fueron previstas en la etapa de análisis mencionada anteriormente, lo cual es bueno para seguir validando y dimensionando tareas que debemos tener resueltas antes de iniciar la migración y es preferible encontrarse con estos imprevistos en esta etapa y no durante la migración misma.

c. Diseño de migración de una empresa de rastreo GPS

Hace años, las migraciones de vehículos eran al vuelo, se hacía poco relevamiento, se importaban algunos datos básicos, se enviaban los comandos para reprogramar el rastreador GPS y ¡listo, cliente migrado!

Tuvimos experiencias con clientes que tardan meses en migrar y otros que migran en días u horas. Todo siempre depende de las circunstancias; por ejemplo, nos ha tocado migrar clientes de forma imprevista porque tenían otra plataforma, la cual lleva varias horas fuera de línea y nos llaman apurados para hacer una migración de emergencia. Las migraciones forzadas no son para nada recomendables, generan mucho estrés al cliente final, al integrador y a nuestro equipo técnico, pero también entendemos que es parte del negocio y que también nos hace crecer. 

Nos resulta cómico que nuestro equipo de desarrollo de negocios persigue durante años algunas cuentas importantes y por no salir de la zona de confort, prefieren no hacer grandes cambios. Sin embargo, lo trágico es cuando nos llaman un sábado o domingo en la mañana a mitad del asado familiar para pedirnos por favor que los ayudemos migrando todo de golpe, sin importar nada debido a que su plataforma está caída o presenta intermitencias en los últimos 2 o 3 días.  

Ahora bien, en un escenario controlado y sin apuros, hemos creado una serie de herramientas y procesos que hacen que la migración se haga con muy bajo riesgo y que el fin de semana todos podamos almorzar tranquilos. Este proceso es una creación de nuestro equipo técnico que siempre está pensando en aportar valor y respaldar a las empresas de rastreo GPS que se nos acercan. Consiste en un bucle simple que permite validar antes de migrar.

d. Checklist y piloto productivo

1. Importar datos en la nueva plataforma.
2. Reprogramar un rastreador GPS de cada modelo y con sus respectivos sensores para que reporte a nuestra plataforma en ambiente de laboratorio. 
3. Validar que el rastreador GPS funcione en las 2 plataformas al mismo tiempo.
4. Repetir los primeros 3 pasos con un cliente real. 
5. El cliente valida las 2 plataformas y prueba durante uno o dos meses la nueva plataforma y confirma. 
6. Se dan de baja los activos de la plataforma anterior.
7. Listo, migraste tu primer cliente.

En el piloto productivo, no hace falta migrar todo de golpe, sólo se toma un cliente y se toman unos pocos activos, se hacen las pruebas y se va avanzando conforme el cliente da el visto bueno. 

Este mismo piloto es la clave para siempre seguir iterando cliente a cliente y el integrador, o sea tú o tu equipo técnico tienen el control y van migrando a medida que las condiciones son las óptimas. De esta forma, terminan de salir a la luz pequeñas necesidades como reforzar la capacitación al cliente o mejorar detalles que no se tuvieron en cuenta, para eliminar cualquier riesgo.

En resumen, la planificación, relevamiento y expectativas de las partes interesadas son muy importantes, y sobre todo hacer un piloto productivo con cada cliente. Si sigues estos pasos te aseguro que tu migración será un éxito. 

Espero que este artículo te ayude a realizar una migración de plataforma. Mi intención fue hacer el artículo lo más genérico posible para que sea útil para migraciones sin importar cual es la plataforma destino. Sin embargo, si eliges RedGPS como tu nueva plataforma debes saber que además de brindarte las herramientas de migración, colaboramos en línea minuto a minuto para resolver cualquier necesidad o imprevisto. Si quieres saber más sobre nuestras soluciones y las ventajas competitivas que brindamos a las empresas de rastreo GPS, da clic en la imagen a continuación y uno de nuestros asesores te contactará.

Sabemos la magnitud que tiene para tu negocio un proyecto de migración, por eso ponemos toda nuestra colaboración con personal para capacitación, Account Managers y soporte técnico para que, desde la primera impresión, sientas que el cambio que hiciste fue la mejor elección.

También te puede interesar

¿Tu plataforma de rastreo GPS es robusta y competitiva?

Caso de éxito: migración de plataforma de rastreo GPS

Evita datos irreales al brindar servicio de rastreo GPS